Privacybeleid

[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]

In dit reglement wordt vastgelegd hoe Stichting de Heibessums (hierna te noemen Heibessums) omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.

Begrippen;

Het bestuur zijn de raadsleden van de Heibessums. Raadsleden worden door de Heibessums beschouwd als vrijwilligers.
Het dagelijks bestuur wordt gekozen door de raadsleden van de Heibessums en bestaat uit een voorzitter, een vice-voorzitter, een secretaris, een penningmeester en maximaal 3 dagelijks bestuursleden.
De stichting kent naast de organen “Dagelijks Bestuur” (DB), ook de organen “Raad” “Opa en Oma Bessums” “Gouwe Bessum”, “Trio”, “Aanhang”, “Bessumkids”, “Jeugdraad” en “Showgroep”. Allen zijn vrijwilligers.
Onder persoonsgegevens wordt verstaan, gegevens die naar jou herleid kunnen worden, bijvoorbeeld; adres, emailadres, foto’s en video’s.
Onder Stichting wordt verstaan de Heibessums.
Het laatst herziene huishoudelijk Reglement is het reglement dat goedgekeurd is tijdens de algemene ledenvergadering.
Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de Stichting en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

1. Persoonsgegevens;

1. Soort persoonsgegevens;

De Heibessums bewaart alleen persoonsgegevens die volgens de vereniging strikt noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

Voornaam en achternaam
Straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
Geboortedatum
Emailadres
Telefoonnummer (vast/mobiel)

2. Verwerken persoonsgegevens;

De persoonsgegevens van alle organen van de Heibessums, worden op een computer beheerd door de secretaris. Hij/zij gebruikt daarvoor een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens op verzoek van de vrijwilligers verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 1.1 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

De secretaris is daarnaast verantwoordelijk voor het delen van de persoonsgegevens met het bestuur. Dit wordt normaliter aan het begin van het seizoen gedaan. Er kan hierin een uitzondering bestaan, wanneer er tussentijds gegevens van leden veranderen. De persoonsgegevens worden via de mail gedeeld. Alle correspondentie naar leden via de mail zal via de BCC gaan. Zo ook de ledenlijst.

De persoonsgegevens blijven in ieder geval bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
De persoonsgegevens van oud-leden worden met toestemming van hen, ook bewaard door de secretaris. Dit met als doel om hen uit te kunnen nodigen voor feesten, jubilea of reünies.

De persoonsgegevens en foto’s staan daarnaast opgeslagen op een NAS. Alle bestuursleden van de Heibessums kunnen inloggen op de NAS, maar niet iedereen kan bij alle gegevens. Er is door het dagelijks bestuur een format gemaakt over, wie er bij welke gegevens moet kunnen. De gegevens zullen dan alleen maar ingezien kunnen worden met een wachtwoord.

1.3 Doeleinden persoonsgegevens;

De persoonsgegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van de Heibessums.

Ze worden gebruikt voor de volgende doeleinden;

Vastleggen en archiveren van gegevens van alle leden van de Heibessums.
Bezoeken van adressen, bijvoorbeeld voor vergaderingen of bij bijzondere gebeurtenissen
Voor lief en leed; om kaarten te kunnen versturen
Voor correspondentie binnen de Heibessums, bijvoorbeeld voor het delen van agenda’s en notulen van vergaderingen, wordt email gebruikt. Leden worden hierbij altijd in de BCC gezet.
Om onderling afspraken te kunnen maken voor vergaderingen etc. worden elkaars telefoonnummers gebruikt.
Het samenstellen van de commissies.
Benaderen van personen die zich hebben opgegeven voor bepaalde activiteiten. Op die manier kan informatie verstrekt worden over deelname aan activiteiten.

1.4 Aanmelden bij de Heibessums;

1.4.1 Aanmelden Bestuur

Indien iemand lid wil worden van het bestuur van de Heibessums zal hij/zij daartoe een inschrijfformulier invullen en versturen naar de secretaris. Hierop wordt o.a. gevraagd naar persoonsgegevens. Het inschrijfformulier is te vinden op de website, waar ook het privacyreglement te vinden is. Met het aanmelden en dus het versturen van het inschrijfformulier naar de secretaris gaat men akkoord met het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens genoemd onder punt 1.1 van dit reglement.

Na aanmelding zal aan deze persoon een exemplaar van het huishoudelijk reglement en draaiboek nieuwe leden worden uitgereikt.

1.4.2 Aanmelden Jeugdduo/ Jeugdraad/ Showgroep

Indien een kind zich wil aanmelden voor het jeugdduo, de jeugdraad of de showgroep zal dit gebeuren middels het invullen van een inschrijfformulier. Hier worden de onder punt 1.1 genoemde persoonsgegevens gevraagd. Daarnaast zal er een handtekening van minimaal één van de ouders gevraagd worden. Met het invullen van het inschrijfformulier gaat men akkoord met het verwerken van de persoonsgegevens. Op het inschrijfformulier zal verwezen worden naar het privacyreglement op de website.

1.4.3 Aanmelden Activiteiten

De activiteiten die de Heibessums organiseren zijn toegankelijk voor bezoekers. Het verschilt per activiteit of er entree geld gevraagd wordt. Indien er entree gevraagd wordt dient dit door bezoekers contant betaald te worden aan de kassa.

Voor de activiteit Spotlight kunnen kinderen zich aanmelden via de website om een optreden te doen. Er worden via een digitaal formulier persoonsgegevens uitgevraagd, zodat we weten wie een optreden verzorgd. Zo kunnen we kinderen achteraf benaderen om door te geven welk tijdstip ze op moeten treden.

Na de activiteit Spotlight zullen alle persoonsgegevens die binnen gekomen zijn via dit formulier vernietigd worden.

1.5 Externe partijen
De Heibessums heeft met externe partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten voor de verwerking van persoonsgegevens van leden van de Heibessums en bezoekers van onze website.

– Tableaux; Kinderkrant

– Website

2. Foto’s;

2.1 Foto’s van de leden van de Heibessums;

Van ieder lid wordt een foto gemaakt voor in de kinderkrant en op de website.

Op het inschrijfformulier zal gevraagd worden om toestemming te geven voor het maken van foto’s. Indien een lid hier bezwaar tegen heeft zal deze dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.

2.2 Foto’s van bezoekers van activiteiten;

Bij de verschillende activiteiten van de Heibessums kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de bezoekers en leden. Bij de ingang van wordt dit kenbaar gemaakt op het welkomstbord. Dit wordt nogmaals kenbaar gemaakt in het zaalreglement wat bij de ingang en in de zaal te vinden zal zijn. Het gemaakte beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor sfeerverslagen of promotionele doeleinden, hetzij via eigen kanalen of via de pers.

Indien u redelijkerwijs bezwaar heeft tegen de publicatie van beeldmateriaal waar u opstaat, kunt u hiervan melding maken bij het secretariaat van de Heibessums. Uw wens zal door de Heibessums zoveel mogelijk worden gehonoreerd.

3. Rechten;

U heeft het recht de Heibessums te vragen welke persoonsgegevens zij van u verwerkt. De Heibessums zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u de Heibessums verzoeken deze gegevens aan te vullen, te verbeteren of te vernietigen.

Mocht u daarnaast nog vragen of klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Heibessums, dan kunt u ten alle tijden contact opnemen met het secretariaat van de Heibessums. Dit kan per email of telefonisch. Als we er desondanks toch niet samen uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Data lek;

Bij een eventuele data lek, zullen de bestuursleden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]

In alle andere gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

5. Communicatie, naleving en tussentijdse toetsing;

Om ervoor te zorgen dat alle leden van de Heibessums op de hoogte zijn van het privacy reglement, zal dit onderwerp jaarlijks in de algemene vergadering besproken worden. Daarnaast zullen nieuwe leden het reglement uitgereikt krijgen samen met het handboek voor nieuwe leden.

Om te zorgen dat we binnen de vereniging blijvend voldoen aan de privacy wetgeving zal dit onderwerp eenmaal per jaar in de DB vergadering en in de algemene vergadering besproken worden. Er zal dan kort stil gestaan worden bij de volgende punten;

– Voldoet de werkwijze van het registeren van persoonsgegevens nog?

– Voldoen wij nog aan de werkwijze?

– Welke problemen komen we tegen en dienen te worden opgelost?

6. Contact;

Voor vragen, opmerkingen en verzoeken omtrent dit privacy reglement kunt u zich richten tot het secretariaat van de Heibessums. Dit kan per email of telefonisch.

Dit document heet “privacy Reglement de Heibessums” en is vastgesteld in de algemene vergadering van de Heibessums op maandag 24 september 2018.